Toimitilan vuokraus on helppo prosessi
Kun yrityksellä tulee ajankohtaiseksi toimitilan vuokraus, on edessä prosessi, jota ei tarvitse suorittaa yksin. Vuokrattavaa toimitilaa voi etsiä erilaisista toimitilarekistereistä tai kääntyä Cursorin kiinteistöpalveluiden avun puoleen. Cursorin kiinteistöpäällikkö Annemari Rantalan mukaan tärkeintä vuokrausprosessissa on kohdata asiakas aidosti, kuunnella yrityksen tarpeita ja pohtia niiden pohjalta sopivaa ratkaisua.
Vuokrattavaa toimitilaa etsivä yritys on usein tietoinen siitä, millainen tilantarve on. Ensimmäisenä kiinnostavat tilojen pinta-alat, vuokrahinta, sekä se, mitä vuokraan sisältyy.
– Me annamme vuokraajan tarpeisiin soveltuvista vapaista tiloista kirjallisen tilatarjouksen, jossa me paitsi vastaamme siihen mitä asiakas haluaa tietää, kerromme myös laajemmin itse kiinteistöstä ja sen palveluista. Lisäksi annamme tietoa toimitilan olemassa olevista ominaisuuksista ja räätälöintimahdollisuudesta sekä tietysti tarjoamme mahdollisuutta tutustua tilaan paikan päällä, Annemari kertoo.
Vuokrausprosessi voi edetä myös toisinpäin; tiloja etsivä yritys voi haluta käydä ensin katsomassa kaikki kooltaan soveltuvat tilat ja sitten karsia niistä ne, joista haluaa kirjallisen tilatarjouksen. Etenee prosessi kummin päin tahansa, on tilakatselmus hyvä paikka tutustua Cursoriin vuokranantajana. Tilakatselmuksessa tutustutaan myös itse kiinteistöön, valittuihin toimitiloihin sekä tilan rakenteisiin.
– Tilakatselmuksen aikana käydään tilaa läpi yrityksen tarpeiden näkökulmasta; onko kyseessä avotoimisto, kuinka monta erillistä työhuonetta, keittiötilat, tarvitaanko neuvottelutiloja? Usein katselmuksen aikana saatetaan pohtia jo mahdollisia tilamuutostarpeita, eli mitä tila vaatisi, jotta se parhaiten soveltuisi yritysten tarpeisiin. Mikäli kiinteistö on asiakkaalle uusi, kierretään myös yleisiä tiloja ja erityisesti Datariinassa kokous- ja saunatilat, Annemari kertoo.
Mikäli yritys on katselmuksen jälkeen kiinnostunut Cursorin tarjoamista tiloista, annetaan asiakkaalle joko kirjallinen tilatarjous tai luonnos vuokrasopimuksesta – riippuen siitä, miten prosessi on aiemmin edennyt.
Vuokrasopimusluonnos laaditaan annetun tilatarjouksen pohjalta – mikäli tässä vaiheessa on noussut esiin jotain sellaista mitä on sovittu lisättävän tai muutettavan, ne huomioidaan. Tarvittaessa käydään vielä vuokrasopimus kohta kohdalta lävitse yhteisessä tapaamisessa. Cursorilla on kiinteistöittäin käytettävä vakiovuokrasopimuspohja ja sopimukset ovat lähtökohtaisesti toistaiseksi voimassa olevia. Vaikka moni vuokrasopimuksen ehdoista perustuu lakiin liikehuoneiston vuokrauksesta, tehdään jokainen sopimus asiakaskohtaisesti vuokralaisen tarpeita kuunnellen.
– Toisinaan kun vuokrauksen yhteydessä tilaa on sovittu räätälöitävän asiakkaan tarpeita vastaavaksi, käydään remontin laajuudesta ja etenemisestä, aikataulutuksesta ja kustannuksista ihan oma neuvottelunsa. Kun yleisistä periaatteista vallitsee yhteisymmärrys, käynnistämme suunnittelutyön yhdessä meidän kumppaneiden kanssa. Tilojen räätälöinnistä muodostuu aina kokonaisvaltainen projekti, jota me johdamme – kuitenkin pitäen koko ajan asiakkaan tietoisena etenemisestä, Annemari kertoo.
Kun on aika asettua taloksi
Kun vuokrasopimus on allekirjoitettu, on aika sopia käytännön asioista: muuttoaikataulusta, avaimista ja hälytyskäytännöistä, autopaikoista, opastemuutoksista, verkkoyhteyksistä ja tilan käyttöönottosiivouksesta. Eli kaikista niistä tekijöistä, jotka vaaditaan, että yritys voi asettua taloksi.
– Lähtökohtaisesti meidän vuokrausmallinamme on, että vuokralainen huolehtii itse sähkösopimuksesta, tilan ylläpitosiivouksesta, omasta verkkoyhteydestä sekä muutosta, mahdollisista oviteippauksista ja kalustehankinnoista. Tarvittaessa autamme näissä kaikissa, yhdistämme asiakkaan ja siivouspalveluita kiinteistössä tuottavan toimijan, toimitamme tarvittavat tiedot sähkösopimuksen laatimiseksi sekä opastamme verkkoyhteysasioissa. Meiltä saa lainaan myös kalusteita, Annemari kertoo.
Oli yrityksen toimitilojen vuokrausprosessi millainen tahansa, on tukea tilapohdintoihin ja vuokraamiseen saatavilla Cursorin kiinteistöpalveluiden tiimin puolesta.
– Me haluamme tiiminä suoriutua omasta tekemisestämme niin sujuvasti kuin se on mahdollista, jotta tilavuokraus ei meidän takiamme turhaan hidastu, Annemari sanoo.